7 عادات لمنظمات التدريب الأكثر فعالية

تؤدي العادات الإيجابية دوراً محورياً في تحقيق النجاح؛ إذ لا تنمو منظمات التدريب الأكثر إنتاجية في العالم نتيجة مجرد اتباع روتين معين وممارسة مجموعة من السلوكات؛ بل نتيجة اتباع عادات تسهم في تحقيقها النجاح، وتطوير هذه العادات باستمرار.

7 عادات لمنظمات التدريب الأكثر فاعلية

1. التركيز على العمليات

يجب على منظمات التدريب عالية الفاعلية إعداد شيئين: خطة للهدف الذي يودون تحقيقه، وخارطة لعملية تحدد كيفية بلوغه؛ إذ أثبتت هذه الخارطة فاعليتها في جميع مجالات العمل، حيث لا يبدأ الروائي قصته دون أن يعرف كيف ستنتهي، ولا يشيد عامل البناء مبنى سكنياً دون أن يعرف كيف سيبدو في النهاية، كما لا تنوي شركات التدريب النمو والتطوير دون فكرة واضحة عن كيفية تحقيق ذلك.

ربما تنوي تقديم حجوزات للدورات التدريبية أو أتمتتها أو زيادتها أو الترويج لها، أو تقليل مشرفي التدريب؛ مهما كان هدفك، من الهام تشكيل استراتيجية فعالة لتحقيق هذا الهدف، وجعل ذلك عادة دائمة، فاستفد استفادة تامة من تخطيط سير العمل، والذي يتيح لك توحيد العمليات مع الحفاظ على المرونة والقدرة على تحسين الأداء.

2. الأتمتة

مع نمو المنظمة، من الهام أتمتة بعض العمليات؛ إذ تدرك المؤسسات ذات الفاعلية العالية أنَّ الأتمتة تعني توفير الأدوات اللازمة لمساعدة الموظفين على أداء عملهم بإتقان على كافة المستويات، فإضافة إلى قدرة الموظفين على إجراء اتصالات تسويقية، وقدرة المتدربين على حجز مقاعد في الدورات التدريبية والدفع عبر الإنترنت، توفر الأتمتة أيضاً إمكانية أداء مهام هامة مثل: الدفع عالمياً عبر الإنترنت، وتحسين محركات البحث (SEO) وغيرها.

حدد العمليات التي لا يجدي أداؤها يدوياً نفعاً، وكيف يمكن الاستفادة من وقت الموظفين أكثر لتقديم خدمات أفضل عبر أتمتة المهام التي تستغرق الوقت.

3. جمع المعلومات

على منظمات التدريب الإحاطة علماً بما يجري فيها لتعديل أهدافهم العامة بما هو مناسب؛ إذ تتيح المعلومات التي تجمعها هذه المنظمات اتخاذ القرارات اللازمة لتحقيق النمو، فيمكنهم تحديد الدورات التدريبية الناجحة (وبالتالي توسيعها مثلاً)، أو تلقي تغذية راجعة تشير إلى أنَّ أداء أحد المدربين ضعيف، وهذا يؤثر سلباً في أرباح المنظمة.

تأتي فاعلية عادة جمع المعلومات من الاستفادة منها دوماً، وإرسالها على شكل تقارير إلى كل المعنيين في تطوير المؤسسة؛ لذا قم بإعداد تقارير ومراجعات عامة وأرسلها تلقائياً عبر البريد الإلكتروني إلى كل من يحتاج إلى تلك المعلومات.

4. الابتكار

تفشل منظمات التدريب التي تخشى التغيير، ويصبح التعامل مع التغييرات أكثر صعوبة إذا لم تُجمع المعلومات اللازمة.

إنَّ الابتكار هو أساس كل عمل تجاري ناجح، ومن ذلك منظمات التدريب، فعلى سبيل المثال: عملت شركة "نتفلكس" (Netflix) في البداية بتقديم خدمة بيع وتأجير الأقراص المدمجة مثل الخدمات التي كانت تقدمها شركة "بلوك باستر" (Blockbuster) آنذاك، إلا أنَّ "نتفلكس" طورت عملها وابتكرت، بينما لم تحقق شركة "بلوك باستر" أي تقدم، وفشلت في مواكبة بث الفيديوهات عبر الإنترنت، وفي عام 2010، أعلنت شركة "بلوك باستر" إفلاسها، بينما استمرت "نتفلكس" بالازدهار.

إنَّ مجال التدريب شديد التنافسية، ولذا فإنَّ الابتكار هام جداً لتحقيق النجاح على الأمد الطويل، وثمة طريقتان للابتكار: إما البحث باستمرار عن فرص جديدة، أو الاستفادة من التغذية الراجعة التي يعطيها العملاء لتقديم الخدمات التي يريدونها، ومن ثم الابتكار والنمو.

اجمع وحلل التغذية الراجعة التي يقدمها العملاء عن تجربتهم مع التدريب بجميع مراحله لتتمكن من إجراء التحسينات اللازمة.

5. التواصل

يؤدي التواصل الفعال إلى إرساء ثقافة تنظيمية ناجحة؛ إذ إنَّ إنتاجية الموظفين الذين يتواصلون مع بعضهم باستمرار أعلى بنسبة 20-25% من إنتاجية الموظفين الذين يعملون في شركات لا تشجع على التواصل الذي يؤدي إلى إدماج الموظفين وزيادة تحفيزهم.

يُعد التواصل الواضح والموجَز الذي يسهل فيه فهم ما يُقال أو يمكن تطبيقه بسهولة، أفضل نوع من التواصل، وكما يُقال: "البساطة هي أعلى درجات الكفاءة"؛ فمثل هذه البساطة تُبقي الجميع على وفاق وعلى اطلاع دائم بالمستجدات حتى عند التواصل مع مندوبين دوليين.

إليك بعض الخطوات لاتباع عادة التواصل الفعال في منظمات التدريب:

• تخصيص وقت يومياً لدراسة وضع التواصل بين الموظفين في منظمة التدريب لاكتشاف الجوانب التي تتطلب التحسين.
• دراسة الموظفين وفهم ما يفعلونه.
• الإصغاء: كيف يتواصل الموظفون في العمل؟
• التشجيع على عمليات التواصل الشخصية؛ لأنَّها أكثر إثارة للاهتمام، وتعزز اندماج الموظفين.

لا يعمل كل قسم بمعزل عن غيره في منظمات التدريب؛ بل جميعها مترابطة، ومن الهام التواصل للحفاظ على سير العمل؛ لذا قدِّم معلومات موجزة وشاملة عبر التواصل لأداء كل دور بفاعلية، سواء أكان التواصل عبر رسائل البريد الإلكتروني أم الإشعارات التي يتم تبادلها في المنظمة.

6. تجربة العملاء

لا تقتصر أهمية تجربة العملاء على تحسين بعض هوامش صافي الربح؛ بل يجب أن يكون العملاء محور التدريب في جميع مراحله، بدءاً من أول مكالمة معهم، ووصولاً إلى إكمال الدورة التدريبية، وحتى المرحلة التي تليها. يبدأ الأمر بفهم الفجوة بين احتياجات العملاء ورغباتهم وتجربة التدريب التي تقدمها لهم؛ إذ ينبغي تحسين تجاربهم عبر تحديد التجارب التي تحقق التأثير الأكبر والعمل عليها.

يتطلب كل ذلك بالطبع تزويد الموظفين بالقدرات المناسبة لدعم تجربة العملاء بأكملها مثل: توفير إمكانية حجز الدورات التدريبية والدفع عبر الإنترنت على مدار اليوم، وفهم اهتمامات العملاء وتقديم اقتراحات لدورات تدريبية تناسب اهتمامات العملاء، وتحديد ردود احترافية موحدة عن أسئلتهم.

ركز اهتمامك على العملاء، واجعل مسؤولي التدريب يبذلون قصارى جهدهم لخدمتهم، وذلك عبر توفير وظائف مثل إعدادات المهام والجدولة.

7. التحسين المستمر

لا تتوقَّف منظمات التدريب الأكثر فاعلية عن النمو والتطور، ويتساءلون دوماً عن كيفية التغيير نحو الأفضل، ولا يقتصر هذا التغيير بالطبع على الابتكار في جانب رئيس واحد من المنظمة فقط؛ بل ينبغي التحسين على مستوى المنظمة في جميع أقسامها، إضافة إلى ذلك، لا تخشى شركات التدريب الأكثر فاعلية من التجربة وتفحص منتجاتها وخدماتها وعملياتها، حتى لو لم تعجبهم النتيجة ويريدون تغييرها.

تدرك منظمات التدريب الأكثر فاعلية الحاجة الدائمة لتطوير نفسها، سواء أكان الأمر يتعلق بتبسيط مهام مسؤولي التدريب أم تسهيل تجربة العملاء، الأمر الذي يتطلب امتلاك ثلاث سمات: الفضول، والتعلم من جميع التجارب، وتقبُّل النمو والتغيير.

قيِّم العادات الستة السابقة باستمرار وحسِّنها، وستكتسب العادة السابعة تلقائياً، واستفد استفادة كاملة من الأفكار والتقارير والتغذية الراجعة الواردة من الموظفين والمتدربين لتحديد الجوانب التي تتطلب التحسين، كما من المفيد تحليل ممارسات المنظمات الأخرى بعين الناقد، وتحديد ما يميز منظمتك، وكيف يمكنك تطويرها.

في الختام

تساعد العادات السبعة التي تحدَّثنا عنها في مقالتنا منظمات التدريب على العمل بأقصى قدر من الفاعلية والكفاءة، ومن خلال جعلها جزءاً من خطتك نحو التحسين، واستخدام جميع التقنيات المتاحة لأتمتة إدارة التدريب والدورات، ستبقى المنظمة في المقدمة، وستتمكن من تنمية مشروع التدريب.